Die E-Rechnung kommt
Mit der bevorstehenden Einführung der E-Rechnungspflicht im Jahr 2025 stehen viele Unternehmen vor neuen Herausforderungen.
Ab 01.01.2025 ist zunächst der Empfang der E-Rechnung verpflichtend. Was dies für Sie bedeutet, wollen wir Ihnen in diesem Schreiben erklären.
Was ist eine E-Rechnung?
Es handelt sich hierbei um eine Rechnung im elektronischen Format welche somit digital übertragen, empfangen und gespeichert werden kann. Die Einführung soll Zeit und Ressourcen sparen in dem sie manuelle Prozesse wie z.B. das Einscannen von Papierrechnungen überflüssig macht.
Die E-Rechnung unterscheidet sich hierbei auch von einer digitalen Rechnung wie beispielsweise einem PDF-Dokument oder anderen Bilddateien, da sie ein maschinenlesbares Dokument ist, welches strukturierte Daten enthält, die von Computersystemen ausgelesen werden können und somit eine noch effizientere Verarbeitung ermöglichen sollen.
Bei der E-Rechnung wird in Deutschland zwischen zwei Standards unterschieden.
- Zum einen ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”), welches strukturierte XML Daten und ein visuelles PDF-Dokument in einer Datei kombiniert und der
- X-Rechnung, welches ausschließlich maschinenlesbare Daten enthält und auf XML basiert. Zum lesen dieser Rechnung bedarf es einer Software wie beispielsweise DATEV Unternehmen online
Wie kann ich eine E-Rechnung empfangen?
Neben zahlreichen Buchhaltungssoftware-Angeboten ist der Empfang einer E-Rechnung zunächst auch einfach über E-Mail möglich. Da jedoch ab dem 01.01.2028 auch alle Unternehmen bei der B2B-Rechnungstellung (das heißt zwischen Unternehmern) zur Verwendung von E-Rechnungsformaten verpflichtet sind, empfehlen wir Ihnen sich frühzeitig um eine Buchhaltungssoftware zu kümmern, welche den Empfang und Versand eben solcher E-Rechnungen ermöglicht.
Die DATEV eG als unser Softwarepartner bietet hierzu die Lösung Unternehmen-Online an, die wir Ihnen wärmstens an Herz legen.
Eine Minimallösung, die sicherstellt, dass die empfangene E-Rechnung auch für den maximalen Zeitraum von 10 Jahren sicher aufbewahrt wird, ist eine E-Mailarchivierung. Die E-Mailarchivierung stellt sicher, dass die empfangene E-Rechnung revisionssicher gespeichert wird.
Zur Übersicht haben wir Ihnen nochmal die wichtigsten Stichtage zum Thema E-Rechnung der kommenden Jahre zusammengefasst:
01.01.2025: Alle Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen und archivieren können. Übergangsregelungen ermöglichen jedoch die Ausstellung von Papierrechnungen oder nicht standardisierten elektronischen Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers.
Bis Ende 2026: Unternehmen dürfen für Umsätze aus 2025 und 2026 bei Zustimmung des Empfängers weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Formate nutzen.
Bis Ende 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 € dürfen mit Einverständnis des Empfängers auch 2027 noch alternative Rechnungsformate verwenden. Alle Unternehmen dürfen bis dahin elektronische Rechnungen in anderen Formaten ausstellen.
Ab 01.01.2028: Alle Anforderungen des Wachstumschancengesetzes bezüglich E-Rechnungen müssen eingehalten werden.
Gerne stehen wir Ihnen für Rückfragen zu Verfügung.
Ihr Team von
Schuwardt + Brusis
Steuerberater
