Die Sieben Tipps für eine BP-konforme Rechnung

Nach getaner Arbeit erfolgt die Rechnungsstellung an den Kunden. Unterlaufen Ihnen hierbei Fehler, so kann es zu Reklamationen, verspäteten Zahlungseingängen und Steuernachzahlungen bei Betriebsprüfungen kommen. Beachten Sie folgende sieben Tipps, um negative Konsequenzen zu vermeiden:

1. Rechnung GoBD-konform erstellen:

Die verwendete Software zur Rechnungsschreibung muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen, damit diese von der Finanzverwaltung nicht bemängelt werden. So muss gewährleistet werden, dass die Rechnungen nicht mehr veränderbar und mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer versehen sind. Schreiben Sie Ihre Rechnungen mit den Office-Programmen Excel oder Word, sind die Voraussetzungen nicht erfüllt. Dies kann im Rahmen einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt zu enormen Hinzuschätzungen führen. Unser Tipp: Stellen Sie Ihre Fakturierung auf professionelle Programme um, wie z.B. Lexoffice oder „Unternehmen online“ von der DATEV. Diese sind auch für kleine Betriebe geeignet und bieten sogar die Möglichkeit, Unterlagen GoBD-konform zu speichern. So können Sie in der Zukunft Ihren Papierverbrauch reduzieren.

2. Pflichtangaben vollständig erfassen:

•	Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
•	Name und Anschrift des Leistungsempfängers
•	Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
•	Rechnungsdatum
•	fortlaufende und eindeutige Rechnungsnummer
•	Leistungszeitpunkt
•	Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der Leistung
•	Netto-Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer
•	Entgeltminderungen
•	Steuersatz und Steuerbetrag
•	Hinweise auf bestehende Steuerbefreiungen und Umkehr der Steuerschuldnerschaft nach § 13b UstG

Sind die Angaben nicht vollständig, besteht die Gefahr, dass die Finanzverwaltung den Vorsteuerabzug nicht gewährt. Daher ist es für Ihre Kunden wichtig, dass sämtliche Pflichtangaben in der Rechnung enthalten sind. Achten Sie auch bei Eingangsrechnungen auf vollständige und korrekte Angaben und fordern Sie bei Fehlern eine korrekte Rechnung an, bevor Sie bezahlen. Andernfalls wird Ihnen das Finanzamt nach einer Betriebsprüfung den Vorsteuerabzug verweigern.

3. frühzeitige Rechnungsstellung:

Eine Pflichtangabe in den Rechnungen ist der Leistungszeitpunkt. Auf den achten Betriebsprüfer ganz besonders, denn die Umsatzsteuer wird zum Leistungszeitpunkt fällig. Der Leistungszeitpunkt ist der Tag der Abnahme des Werks. Falls es nicht oder verspätet zur Abnahme kommt, wäre es der Tag der Fertigstellung und Inbetriebnahme. Daran ändert sich auch dann nichts, wenn nach der Abnahme noch kleinere Mängel beseitigt werden müssen. ACHTUNG: Seit dem 01.01.2020 sind Sie verpflichtet, die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung zu stellen. Dies gilt, wenn die Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück erbracht wurde oder der Leistungsempfänger ein Unternehmer ist.

4. für Handwerker: Hinweis auf Aufbewahrungspflicht:

Privatkunden müssen Handwerkerrechnungen zwei Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Leistung erbracht wurde. Auf diese Aufbewahrungspflicht müssen Sie Ihre Kunden hinweisen.

5. für Handwerker: Angaben für Steuerbonus:

Privatkunden haben die Möglichkeit, Handwerkerleistungen bei der Steuererklärung anzusetzen. Abzugsfähig sind jedoch nur Arbeitskosten, Anfahrtskosten sowie die dazugehörige Umsatzsteuer. Wird hier ein Pauschalbetrag berechnet, kann die Rechnung nicht berücksichtigt werden. Aus diesem Grund freuen sich Ihre Kunden, wenn bereits in der Rechnung eine Trennung erfolgt. Ansonsten wird Ihr Kunde sicher die Korrektur der Rechnung einfordern. Weiter ist die Überweisung des Rechnungsbetrags für die Abzugsfähigkeit zwingend.

6. Abrechnungsparameter klar kommunizieren:

Für Ärger mit Kunden sorgen Fehler bzw. fehlende Absprachen z.B. in Bezug auf Stundensätze und Zusatzleistungen. Arbeitsstunden dürfen von Handwerkern nicht auf eine halbe oder volle Stunde aufgerundet werden. Zulässig seien nur geringfügige Aufrundungen. Die Stundensätze können Sie mit Kunden frei vereinbaren. Sollten Sie jedoch ohne schriftliche Vereinbarung tätig werden, sollten Sie nicht mehr als den ortsüblichen Stundensatz für eine Leistung abrechnen. Anfahrtskosten können Sie in Rechnung stellen, wenn Sie den Kunden vor Auftragserteilung darüber informiert haben.

7. korrekter Abzug von Abschlagszahlungen:

Grundsätzlich gibt es zwei Methoden, wie Abschlagsrechnungen bei der Schlussrechnung gegengerechnet werden: die Netto- und die Bruttomethode. Bei der Nettomethode werden vom Netto-Rechnungsendbetrag die Netto-Abschlagsbeträge abgezogen. Auf dem verbleibenden Betrag wird die Umsatzsteuer gerechnet.
Beispiel:
Rechnungsendbetrag netto 100.000
Abschlagsrechnung netto 50.000
Restbetrag netto 50.000
MwSt. 19 % 9.500
brutto 59.500
Wird die Bruttomethode angewendet, so wird auf dem kompletten Rechnungsbetrag die Umsatzsteuer gerechnet. Die Abschlagszahlungen werden brutto hiervon abgezogen. Dabei müssen Sie in der Rechnung für jede Abschlagsrechnung zusätzlich den Netto- und Umsatzsteuerbetrag ausweisen.
Beispiel:
Rechnungsendbetrag netto 100.000
MwSt. 19% 19.000
Rechnungsendbetrag brutto 119.000
Abschlagsrechnung 50.000,00 9.500,00 59.500
Restbetrag brutto 59.500
Eine besondere Herausforderung stellt die Schlussrechnung mit Abzug von Abschlagsrechnungen dar, wenn diese unterschiedliche Steuersätze beinhaltet.
Bei der Rechnungsstellung müssen Sie Folgendes beachten:
• Die gesamte Leistung wird mit dem Steuersatz endgerechnet, der zum Leistungszeitpunkt gültig ist. Das heißt, bei Leistungserbringung zwischen dem 01.07.2020 und dem 31.12.2020 werden 16 % Umsatzsteuer in Rechnung gestellt, ansonsten 19 %.
• Die Abschlagsrechnungen werden mit dem ursprünglich in Rechnung gestellten Umsatzsteuersatz abgezogen.
» Werden bei der Schlussrechnung und in den Abschlagsrechnungen unterschiedliche Steuersätze ausgewiesen, müssen Sie aufpassen. In diesem Fall kann nur die Bruttomethode angewandt werden, da der in den Abschlagsrechnungen abweichend verwendete Steuersatz mit der Schlussrechnung korrigiert wird.